Toutes les FAQs
Nous répondons à vos questions les plus courantes regroupées par catégorie ou par une recherche à l’aide de mots clés
ERP
Qu’est ce qu’un ERP ?
Un ERP (appelé aussi progiciel de gestion intégré ou PGI) est un système de gestion d’entreprise complet. Il permet de gérer l’ensemble des processus et activités de l’entreprise : les articles, les clients, le réapprovisionnement d’articles, la gestion de stock, les offres pour les clients, les commandes clients, les livraisons et la facturation, les plannings, les employés, etc. L’ERP assure la cohérence des informations, le suivi et l’analyse des données et facilite considérablement les tâches administratives. Ainsi, l’ERP est source d’un gain important de productivité et d’efficacité dans la gestion et le suivi de vos affaires.
En quoi ADVANT-ERP est-il différent ?
Les ERP sont des systèmes très performants, complexes par ailleurs souvent très chers. La philosophie d’ADVANT-ERP est de rendre ce type de système le plus accessible possible à tous. C’est pourquoi, ADVANT-ERP n’a pas de coûts initiaux, aucune limitation en nombre d’utilisateur, de client, d’enregistrement, etc.. ADVANT-ERP ne nécessite pas d’abonnement hormis pour l’hébergement des données (pour les clients qui choisissent l’option « Cloud », pour l’hébergement de serveur, etc.) La société ADVANT offre une multitude de service de support, de formation, d’aide à l’implémentation, de sécurisation des données, etc. Certaines prestations sont payantes, toutefois demeurent toujours au libre choix des utilisateurs.
Quelles sont les limites d’ADVANT-ERP ?
ADVANT-ERP n’a pas de limites imposées. Le système est capable de gérer des milliards d’enregistrements, et des millions de documents. En définitive, ce sont vos ressources matérielles qui détermineront les limites de votre système.
Quelles sont les performances d’ADVANT-ERP ?
ADVANT-ERP vous permet de retrouver un fichier parmi des millions en quelques 10ème de secondes, y compris à partir d’un mot contenu à l’intérieur d’un document de plusieurs pages. La grande majorité des recherches d’enregistrements de l’ERP sont exécutées de manière quasi instantanée.
GED
Qu’est ce qu’une GED
Une GED est une gestion électronique de documents (DMS en anglais pour Document Management System). La gestion de fichiers dans un environnement comme Windows ou manuelle (papier) peut vite devenir fastidieuse, d’autant plus lorsque le nombre d’employés ou d’intervenants augmente. L’objectif d’une GED est de simplifier à l’extrême la totalité de cette gestion de documents. Vos documents sont ainsi automatiquement classés, ils peuvent être enregistrés dans l’ERP à partir d’un scanner (via le protocol TWAIN). De plus, vos documents sont immédiatement localisables, sans même savoir à quel endroit ils ont été classés.
Quel est l’intérêt d’une GED intégrée à l’ERP ?
Dans une entreprise, les documents de bureautique (Word, Excel, PDF) et papier restent très souvent indispensables à une bonne gestion. Très souvent, les ERP sont interfacés ou connectés à une GED externe. Cette solution est souvent une réponse partielle aux besoins de l’entreprise, coûteuse par l’achat de deux systèmes et par le coût d’une interface nécessitant du support pour assurer le bon fonctionnement et la cohérence des informations. L’intégration d’une GED dans l’ERP permet d’augmenter considérablement l’insertion des documents bureautiques à l’ERP tout en minimisant les coûts de fonctionnement puisqu’il n’y a plus d’interface entre deux systèmes hétérogènes.
En quoi ADVANT-ERP permet de sécuriser vos fichiers ?
Tout document inséré dans ADVANT-ERP peut-être sauvegardé automatiquememt à différents endroits. ADVANT-ERP permet aussi de définir les accès à vos fichiers en un clic. En activant la sauvegarde sur plusieurs supports, si un des supports était défectueux, ADVANT-ERP vous permettrait de retrouver instanément vos copies de fichiers, sans même vous préoccupper de savoir comment ils ont été sauvegardés.
Est-ce qu’ADVANT-ERP gère le versionning des documents ?
Le versionning est aussi géré par Advant-ERP. Le versionning vous permet de retrouver un document modifié par erreur. Vous pouvez donc définir le nombre de versions que vous souhaitez conserver, et ADVANT-ERP gère tout le reste, pour vous, lors de l’intégration d’un document nouveau ou modifié. Il devient ainsi possible de suivre l’évolution de votre document au fil du temps.
Est-ce qu’ADVANT-ERP permet de sécuriser les documents ?
Effectivement, vos documents peuvent être sécurisés automatiquement à différents endroits, sur divers supports sans aucune intervention de votre part. Avec une solution de sauvegarde à distance, ADVANT-ERP vous permet de vous protéger contre les Ransomware, ces logiciels qui cryptent vos données et vous demandent de payer une rançon pour les récupérer.
Est-ce qu’ADVANT-ERP permet de crypter les documents mis sur le Cloud ?
Oui, vous évitez ainsi le risque connu, entre autre, du piratage des données lorsque les documents sont stockés sur le cloud . Pour ce prémunir de ce risque, ADVANT-ERP crypte automatiquement vos fichiers qui seront stockés sur des serveurs distants. Seul votre ERP est ainsi capable de relire vos fichiers, sans aucune intervention de votre part, puisque les algorithmes de cryptages sont natifs à ADVANT-ERP. Ainsi, même en cas de piratage de vos données sur le Cloud, celles-ci ne pourront être exploitées.
Flux logisitique
Qu’est ce que la gestion du flux logistique ?
La gestion du flux logistique permet de gérer, d’organiser et d’optimiser les activités et les opérations à l’intérieur de l’entreprise.
Quels sont les flux logisitiques gérés par ADVANT-ERP
Les principaux flux logistiques gérés par ADVANT-ERP sont les flux clients et fournisseurs, en passant par la gestion de stock. L’objectif étant toujours d’éviter la double saisie et d’assurer le suivi et la cohérence des informations.
Comment fonctionne le flux fournisseur ?
Le flux fournisseur vous permet de réapprovisionner votre stock à partir d’un calcul des besoins. Le calcul des besoins analyse votre stock et permet de définir et générer automatiquement les commandes que vous devez effectuer auprès de vos fournisseurs en fonction des paramètres que vous avez défini dans vos articles. Lorsque vous recevrez vos commandes, vos stocks seront automatiquement incrémentés, sans aucune intervention de votre part hormis l’ajustement du matériel reçu.
Comment fonctionne le flux client ?
Vous pouvez envoyer une offre à votre client, vos commandes, les bulletins de livraison et factures seront automatiquement créés sans avoir à ressaisir la moindre information existante. Evidemment, à chacune des étapes vous pourrez complèter et ajuster vos informations.
Dans le flux client, est-il possible de bi-passer une étape ?
Oui, il est tout à fait possible de passer d’une offre à un bulletin de livraison ou même directement à une facture. Il est aussi possible de débuter le flux à n’importe quelle étape, même directement à partir d’une facture lorsque votre domaine concerne des services. Chacune de ces fonctionnalités peut être activée si nécessaire, selon vos besoins.
Est-ce qu’ADVANT-ERP vous indique les ruptures de stock ?
Oui. Une rupture de stock se produit lorsqu’une commande fournisseur arrive avec du retard suite à une forte demande, non prévue, d’un article (au-delà de la consommation moyenne et du stock minimum). ADVANT-ERP permet d’anticiper ces ruptures de stock et ainsi de négocier avec vos fournisseurs pour avancer les dates de commande ou informer vos clients d’un éventuel retard.
Planning, agenda et facturation automatique
En quoi est-il intéressant de gérer un agenda intégré dans ADVANT-ERP ?
Le partage d’information au sein de l’entreprise, mais aussi la mise à jour automatique de planning ainsi que la génération de facture sont que quelques-uns des principaux intérêts. La réservation de matériel et de locaux sont d’autres fonctionnalités intéressantes.
Quelle est la différence entre un agenda et un planning ?
L’agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne, un appareil, une ressource ou un groupe de personnes. … Un planning offre une vue globale des activités d’un projet.
Pour quelles raisons il est important de gérer les plannings et agendas dans votre ERP ?
L’avantage est l’accès facilité à l’ensemble des intervenants de l’entreprise, mais aussi une meilleure visibilité et une optimisation du suivi de la facturation des activités.
Est-il possible d’identifier les activités effectuées et non facturées ?
Oui. Cette fonctionnalité est importante pour l’entreprise puisqu’elle permet de planifier et suivre l’évolution de la liquidité de l’entreprise.
Totalement paramètrable
Quel est la différence entre une utilisation multi-société et multi-site ?
La gestion multi-société d’ADVANT-ERP permet de gérer des sociétés fiscalement indépendantes, sans échanges d’information entre sociétés, mais en minimisant toute la gestion et formation de l’ERP grâce à l’utilisation d’un seul système. La gestion multi-site permet de séparer les flux logistiques dans l’entreprise pour des sites distincts, tout en partageant certaines informations commes les articles. La gestion multi-site est aussi totalement adaptée lorsque différents domaines d’activités dépendent de la même société. Dans ce cas, un site est créé pour chacun des domaines d’activité.
Qu’est ce qui est paramétrable dans ADVANT-ERP ?
L’accès aux différents menus, la plupart des fonctionnalités (modification d’un client par exemple, création d’une facture), l’utilisation de l’interface (export des données sous Excel, ajout de fichier, etc.). Chacune de ces fonctionnalités peuvent être attribuées ou enlevées à un utilisateur en quelques clics, sans aucune intervention d’un informaticien.
Qu’est ce qu’un .PLOB ?
Le .PLOB (Patch Large Object) est une invention d’ADVANT-ERP. Le .PLOB est un fichier crypté selon les algorithmes actuels les plus performants, et qui permet d’ajouter des données, des menus, des paramètres, des traitements et même des fenêtres dans votre ERP. Si par exemple un traitement de l’ERP ne vous convient pas, dans la majorité des cas, il sera possible de remplacer le traitement standard par un traitement correspondant à votre demande sans même devoir changer de version de l’application. 96 % des traitements existants peuvent être modifiés simplement par des .PLOB.
Quelques exemples de fenêtres spécifiques intégrées par des .PLOB
Y a t’il un risque qu’un virus se convertisse sous forme de .PLOB ?
Non, le .PLOB est totalement sécurisé de différentes manières et ne peut fonctionner que sur un seul ERP auquel il est destiné. Un système de clé publique et de clé privée permet à votre ERP d’authentifier la véracité de votre .PLOB sous forme de certificat et ainsi de bloquer tout fichier inapproprié. Cinq niveaux de sécurité sont nécessaires pour entrer dans l’ERP, alors que le premier niveau est considéré comme infranchissable.
Comment donner accès à une fonctionnalité à un utilisateur ?
C’est très simple, il vous suffit d’identifier la fonctionnalité concernée et ensuite la rendre accessible à l’utilisateur désiré ou à un des groupes dont fait parti l’utilisateur. Dans ce dernier cas, ce sont l’ensemble des utilisateurs du groupe concerné qui auront accès à cette fonctionnalité.
A quoi sert la notion de blocage de l’ERP ?
Prenons l’exemple : pour vous simplifier la vie, vous avez décidé de rendre disponible l’ensemble des fonctionnalités à l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise. C’est le paramétrage par défaut lors de la création d’une nouvelle société qui va être mis en place, solution la plus simple à mettre en oeuvre pour gagner du temps lors du paramétrage. Cependant, vous décidez de bloquer l’accès à différents modules à vos apprentis. C’est très simple, il vous suffit d’ajouter un blocage pour les différents modules au groupe des apprentis. Ceci vous évite de devoir effectuer un paramétrage complexe uniquement pour les apprentis. Cette solution est valable pour toutes les fonctionnalités, tous les menus, les actions, etc.
Peut on personnalisé les différentes listes ?
Oui, la grande majorité des listes peuvent être personnalisées ou même ajoutées par un simple .PLOB. Pour cela, il suffit de souscrire à la formule « Assistance personnalisée » et de décrire vos besoins.
Peut-on personnaliser ses menus ?
Oui, les personnnes habilitées (en possession des droits) peuvent modifier et désactiver un menu existant. Il est également possible de modifier la désignation du menu, mais aussi l’action liée au menu. Il est également faisable de déplacer des menus. Chaque utilisateur peut créer son menu des favoris. Les personnes ayant suivi une formation « niveau expert » peuvent même créer des menus avec des fonctionnalités existantes.
Peut-on modifier des champs existant sur un écran ?
Oui, sur chacun des écrans, il est possible de modifier l’apparence d’un champ, de le rendre invisible pour tous ou uniquement pour certains utilisateurs. De nombreuses fonctionnalités sont paramétrables par des droits et d’autres par des .PLOB.
Fonctionnalités payantes
Différences entre le support gratuit et le support personnalisé payant ?
Le support gratuit est un support qui n’est pas traité de manière prioritaire (généralement traité sous 24 à 48 heures) et qui concerne des généralités d’ADVANT-ERP. Ce support est effectué par des personnes ne connaissant pas forcément votre environnement. Le support personnalisé est traité de manière prioritaire, par une personne qui connait votre environnement. D’autre part, la personne qui effectue le support personnalisé peut être amenée à se connecter à votre environnement (prendre la main à distance) ce qui n’est jamais le cas avec le support gratuit. Finalement, après chacune des interventions en support personnalisé, le détail de l’intervention est consigné et votre forfait est décompté à la minute près. Ceci permet à ADVANT de pouvoir revenir en tout temps sur des demandes formulées.
Peut on utiliser le support personnalisé pour l’implémentation de l’ERP ?
Oui, sans problème. Tout ce qui nécessite une prise en compte individuelle du client peut-être effectuée par le support personnalisé.
Le support personnalisé peut-il effectué des personnalisations ?
Oui, aussi. Le support personnalisé peut intervenir comme un consultant, à distance ou sur site. Le décompte du temps passé est uniquement déduit. Lorsqu’il y a un déplacement sur site, vous serez informé du coût du déplacement qui sera déduit.
Sécurisation des données
En quoi ADVANT-ERP sécurise vos données ?
Pour trois raisons :
- Il est possible de définir un paramétrage pour que vos fichiers de la GED soient automatiquement sauvegardés sur différents supports, y compris de manière cryptée dans le Cloud. Ceci vous évite tout risque avec les « ransonware ».
- Il est possible de garder la copie de chacun de vos fichiers bureautiques à l’intérieur de la base de données. Ainsi, si un de vos fichiers est supprimé dans votre environnement Windows et que vous n’arrivez pas à le récupérer, il sera toujours accessible depuis la base de données.
- Finalement, il est aussi possible de configurer une sauvegarde automatique de la base de données de l’ERP, y compris dans le Cloud. En effet, la totalité de vos données bureautiques que vous aurez enregistrée dans ADVANT-ERP ainsi que l’ERP lui-même seront sauvegardées.
Divers
Compatibilité
ADVANT-ERP est garanti pour fonctionner sur les dernières versions de Windows, avec les dernières mises à jour. Néanmoins, beaucoup d’utilisateurs utilisent des versions antérieures de Windows sans rencontrer de difficultés particulières.
Ressources matérielles requises
ADVANT-ERP peut fonctionner avec des ressources minimales en version locale (Processeur i7, avec 8 Go de RAM), mais il est préconisé d’avoir un ordinateur récent, un processeur i7 ou équivalent, 16 Go de RAM et une installation du système d’exploitation et de la base de données sur un disque SSD. ADVANT-ERP possède un mécanisme qui permet d’optimiser automatiquement le fonctionnement de la base de données en fonction de la mémoire disponible. C’est pourquoi, principalement pour les versions client-serveur, plus vous aurez de mémoire disponible, plus vos recherches seront rapides, notamment lorsque vous avez des millions de documents ou une base de données de plusieurs centaines de Go. Dans ce cas, les 64 ou 128 Go de RAM ou plus d’un serveur seront totalement exploités.
Coût d’installation et d’utilisation d’ADVANT-ERP ?
ADVANT-ERP est fourni librement, sans coût initial. Aucun coût d’abonnement n’est obligatoire. Le coût de votre projet dépendra uniquement des sollicitations que vous ferez à ADVANT. Si l’ERP est gratuit, les prestations suivantes sont payantes, mais seront très facilement rentabilisées par rapport à un projet mené de manière indèpendante, qui vous prendra beaucoup de temps, avec le risque de mal paramétrer votre ERP, phase la plus critique pour un démarrage.
Nous vous conseillons de suivre une formation pour une exploitation performante de l’ERP, de solliciter des heures pour l’implémentation et de souscrire à un support personnalisé. Si vous avez des données à intégrer, nous pouvons vous les charger et vous faire ainsi gagner beaucoup de temps, ce qui vous permettra de commencer sur de bonnes bases. Pour sécuriser vos données, nous vous conseillons aussi de souscrire un abonnement de sauvegarde automatique des données à distance.
Quelles langues supportées par ADVANT-ERP ?
ADVANT-ERP est fourni de base en deux langues : Français et Anglais. Toutefois, le nombre de langue que supporte ADVANT-ERP est illimité mais uniquement avec l’alphabet latin. Dans ce cas, il vous suffit de traduire et charger les traductions dans le dictionnaire de l’ERP, et la langue créée sera immédiatement disponible. Il n’y a pas de compatibilité avec UTF8. Chaque société et chaque site possèdent une langue par défaut, ensuite, chaque utilisateur est libre de choisir une des langues disponible dans le dictionnaire.
Est-il possible d’exporter des données ?
Oui, cette fonctionnalité est disponible aux personnes habilitées, c’est à dire qui possèdent un droit spécifique. Il existe une multitude d’exports standards inclus de base dans ADVANT-ERP. Toutes exportations spécifiques peuvent être réalisées à l’aide de .PLOB, déduits de vos crédits minutes.
Est-il possible d’importer des données ?
Oui, mais vous devez indiquer quelles données vous souhaitez importer. En fonction de votre demande, nous créerons un programme spécifique. Si des champs n’existent pas à la base, nous les créerons pour vous. Cette demande sera donc effectuée sur devis et déduite de vos crédits minutes.
Fournissez vous ou configurez vous aussi le matériel ?
Pour toutes les questions concernant l’infrastructure (achat de PC, de serveur, configuration du réseau, mise en place de systèmes de sécurité, etc.), nous travaillons avec un partenaire réputé et reconnu de plus de 20 ans d’expérience. Cette société qui bénéficie d’une grande expertise depuis de nombreuses années dans de multiples domaines d’activité est un partenaire fiable et compétent, forte de nombreuses compétences qui complètent parfaitement et totalement celles d’ADVANT.
Une question ? Contactez nous !
Vous n’avez pas trouvé la réponse à votre question ni dans la liste ci-dessus ni à l’aide de mots clés, contactez nous en complétant notre formulaire grâce au bouton « Nous contacter »
Nous contacter